Am 01. Januar 2025 ist das Wachstumschancengesetz in Kraft getreten. Das Gesetz verfolgt das Ziel, die Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro in Deutschland zu schließen und beinhaltet die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Unternehmen. Diese müssen demnach E-Rechnungen empfangen und zukünftig auch erstellen und versenden können.

Was ist eine E-Rechnung? 

Der Begriff „E-Rechnung” steht kurz für „elektronische Rechnung” und bezeichnet eine Rechnung, die elektronisch erstellt, verarbeitet und übermittelt wird. Sie wird nicht wie herkömmliche Papierrechnungen ausgedruckt und per Post versandt, sondern digital in einem elektronischen Format verschickt. 

Gemäß Wachstumschancengesetz handelt es sich konkret um eine elektronische Rechnung in einem maschinenlesbaren Datenformat. In Anbetracht der fortschreitenden Digitalisierung und dem zunehmenden Umweltbewusstsein in der Gesellschaft, gewinnen E-Rechnungen immer mehr an Akzeptanz. In Zukunft soll die E-Rechnung die herkömmliche Papierrechnung vollständig ablösen.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht? 

Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle B2B-Unternehmen in Deutschland mit steuerbaren und steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen. Verkäufe an Privatpersonen sind von der Regelung nicht betroffen. Außerdem müssen Leistungsträger und Leistungsempfänger beide in Deutschland ansässig sein, damit die E-Rechnungspflicht zum Tragen kommt. Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwandes für Unternehmen wurden vom Gesetzgeber einige Übergangsregelungen für die Zeit von Anfang 2025 bis Ende 2027 eingeräumt. 

Übergangsregelungen 

Ab dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Das heißt, dass euer Buchhaltungssystem (DATEV, Sevdesk etc.) für das Empfangen von E-Rechnungen in der Lage sein muss. Die Papierrechnung soll zunehmend von der E-Rechnung abgelöst werden.

Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen auch weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen ausstellen und versenden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Mit Beginn des Jahres 2027 sind B2B-Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro dazu verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu versenden. Papier- und PDF-Rechnungen sind nicht mehr erlaubt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro aus dem B2B-Bereich ist es noch bis zum 31.12.2027 gestattet, sonstige Rechnungen (Papier etc.) auszustellen.

Tipp: Ihr könnt in euren Nutzungsvereinbarungen darauf hinweisen, dass eure Kunden beim Kaufabschluss automatisch dem Versand von PDF-Rechnungen zustimmen. 

Ab dem 01.01.2028 wird es für alle ernst. Hier ist Schluss mit Übergang: die E-Rechnungspflicht gilt nun für alle B2B-Transaktionen in Deutschland – unabhängig von Größe und Umsatz des Unternehmens. 

Was sind die Vorteile der E-Rechnung? 

Die Umstellung bedeutet nicht nur Bürokratieaufwand, sondern bietet auch attraktive Vorteile für Unternehmen. Die wichtigsten haben wir für euch auf einen Blick zusammengefasst: 

Kosteneinsparungen

Die Automatisierung der Rechnungsprozesse reduziert Kosten für Papier, Druck und manuelle Bearbeitung. Außerdem steigert sie die Effizienz, dadurch, dass die Daten automatisch in eine Buchhaltungssoftware übertragen werden, ohne dass manuelle Bearbeitungsprozesse nötig sind.

Umweltschutz

Durch den Einsatz von E-Rechnungen wird der Papierverbrauch gesenkt. Das wiederum hat geringere CO2-Emissionen zur Folge, da Transport und Entsorgung entfallen.

Rechtskonformität

Mit der E-Rechnung ist man auf der sicheren Seite. Das standardisierte Format senkt das Risiko für Fehler bei der Rechnungserstellung und erhöht so die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsdaten. Dies erleichtert auch die interne oder externe Prüfung und Überwachung von Transaktionen. 

Schnellere Zahlungsabwicklung

Die Implementierung der E-Rechnung verleiht Unternehmen mehr Flexibilität bei der Zahlungsabwicklung. Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse können Zahlungsziele verkürzt, offene Rechnungen schneller beglichen und die Freigabe von Rechnungen beschleunigt werden.

Welche Formate sind gesetzlich zulässig? 

Die europäische Norm EN16931 schreibt die Verwendung eines strukturierten, maschinenlesbaren Datenformats für E-Rechnungen vor. PDF-Rechnungen zählen beispielsweise nicht zu den rechtlich gültigen E-Rechnungen im Sinne des EU-Standards, da sie keine automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen. Zwei bekannte Formate aus Deutschland, die der EU-Norm entsprechen, sind ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD

Hierbei handelt es sich um ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Rechnungen werden hierbei sowohl  maschinenlesbar als XML-Code als auch menschenlesbar als PDF-Datei erstellt. 

XRechnung

Bei diesem Format werden die Rechnungen so erstellt, dass sie ausschließlich von Maschinen lesbar sind. Anders als Maschinen sehen wir Menschen im XML-Code nur kryptische Zeichen ohne Bedeutung. 

Gibt es Ausnahmen?

Ausnahmen bestätigen die Regel und so gibt es auch bei der E-Rechnungspflicht natürlich einige Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen, sprich Rechnungen bis zu einem maximalen Bruttobetrag von 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Die Befreiung gilt ebenfalls für Rechnungen für Fahrausweise sowie für sämtliche Rechnungen, die gemäß § 4 Nr. 8 - 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind. In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. 

Wie müssen E-Rechnungen übermittelt und aufbewahrt werden?

E-Rechnungen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht von Papierrechnungen: für beide gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren. Geht eine Rechnung elektronisch ein, muss sie digital abgelegt werden. Das Archivieren ausgedruckter E-Rechnungen ist nicht zulässig. Wie auch bei Papierrechnungen muss die Archivierung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) entsprechend erfolgen. Das bedeutet konkret, dass sie unveränderbar und strukturiert sein muss. 

Wichtig: Wird das Format der E-Rechnung bei ihrem Eingang verändert, ist der Empfänger dazu verpflichtet, neben der konvertierten Version auch das Originalformat aufzubewahren.  

Die Übermittlung von E-Rechnungen kann auf verschiedene Wege erfolgen. Der Gesetzgeber ist an dieser Stelle eher weniger spezifisch und schreibt lediglich vor, dass ein elektronisches Verfahren genutzt werden soll, das von beiden Parteien unkompliziert genutzt werden kann. Hierzu zählen zum Beispiel die Übermittlung per E-Mail oder die Nutzung einer Cloud-Software. Für die Übermittlung einer E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stehen zwei verschiedene Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung: ZRE und OZG-RE. Welche Plattform die richtige ist, könnt ihr beim Auftraggeber erfragen.

Kann man mit Shopify E-Rechnungen erstellen?

Shopify unterstützt die Erstellung von elektronischen Rechnungen. Händler haben die Möglichkeit, externe Rechnungsdienste zu integrieren. Eine Möglichkeit ist pathway Solutions. Pathway ist offizieller Partner von Shopify und DATEV. Ihr könnt den pathway Rechnungsprinter nutzen, um automatisch rechtskonforme Kundenrechnungen in Shopify zu erstellen. Lückenlose Rechnungsnummern sorgen dabei für eine saubere Buchhaltung. Außerdem können für jedes Land individuelle Steuereinstellungen angelegt werden. Alle Rechnungen, die mit dem pathway Rechnungsprinter erstellt werden, sind im ZUGFeRD-Format. 

Den pathway Rechnungsprinter findet ihr im Shopify App Store. 

Ausblick

Die EU plant die Einführung eines Meldesystems für E-Rechnungen bis voraussichtlich 2030. Dank der Übergangfristen haben Unternehmen ausreichend Zeit sich an die neuen Regelungen anzupassen. Shopify-Apps wie Sufio oder der pathway Rechnungsprinter können bei der Umstellung helfen.   

Bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht können Unternehmen mit hohen Bußgeldern belegt werden. Die Höhe der Strafe kann je nach Bundesland und Dauer der Nichtkonformität variieren. Bei einer Steuerprüfung kann die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht zusätzliche Sanktionen nach sich ziehen. 

Außerdem ist der Rechnungsprozess ohne E-Rechnung fehleranfälliger und mit höheren Kosten verbunden. Unternehmen, die nicht auf die E-Rechnung umsteigen, könnten daher im zunehmend digitalisierten Marktumfeld Wettbewerbsnachteile haben.