Merchandising mal anders 

Die The Haus 360 GmbH erstellt und verwaltet Online-Shops für namhafte Künstler, wie Tokio Hotel, Clueso oder die Kaulitz-Brüder (Kaulitz Hills). Sie übernimmt den Wareneinkauf und die Pick-and-Pack-Prozesse für Merchandising-Artikel aller Art. Darunter zählen unter anderem Bekleidungsprodukte und modische Accessoires, die Fans der Künstler im jeweiligen Online-Shop erwerben können. 

Ausgangssituation

Als Anfang 2024 die Zusammenarbeit mit The Haus gestartet ist, gab es mehrere Shops, die bereits auf Shopify liefen, jedoch keine einheitliche Struktur. Das manuelle Übertragen der Kundendaten sowie die Erzeugung von Versandlabels gestaltete sich durch das ständige Shop-Hopping äußerst zeitintensiv. Was bei 2-3 Shops noch problemlos funktioniert hatte, stieß bei rund 20 Shops schnell an seine Grenzen. Einheitliche Prozesse mussten her, um mehr Übersichtlichkeit beim Verwalten der einzelnen Shops zu gewährleisten. 

Unser Lösungsansatz

Mit dem Projekt wurden verschiedene Ziele verfolgt. Zum einen wollten wir durch einheitliche Prozesse die Effizienz steigern. Dafür haben wir einen Prozess eingeführt, der für alle Shops funktioniert. Grundlage dafür war, dass alle Shops auf demselben Theme laufen. Wichtig dabei war uns, dass The Haus dennoch die Möglichkeit hat, das Theme optisch an den jeweiligen Shop anzupassen. Die Rechnungserstellung und Stornierung erfolgen in einem System. Außerdem nutzen wir Pickware, um Pick-and-Pack-Prozesse zentral an einem Ort zu bündeln. Ähnlich verhält es sich mit dem Retourenprozess. Hierfür greifen wir auf die App 8returns aus dem Shopify-App-Store zurück. Für die Buchhaltung nutzen wir ein übergreifendes Pathway-Konto. Dieses erlaubt es, Abläufe in der Buchhaltung zu automatisieren. Zum anderen wollten wir sicherstellen, dass jeder weitere Shop innerhalb von wenigen Stunden reibungslos aufgebaut werden kann. Dazu haben wir die Mitarbeiter von The Haus in Shopify geschult, sodass jeder genau weiß, mit welchem Handgriff, was möglich ist. 

Umsetzung

• Schaffung klarer Strukturen und Abläufe
• Schulung der Mitarbeitenden
• Setup von 17 Shops
• Schaffung eines einheitlichen Systems für alle Shops 

Besondere Anforderungen & Herausforderungen 

Ein System aufzubauen, welches auf mehr als 20 Shops anwendbar ist – das war erstmal eine Ansage. Die Herausforderung dabei liegt auf beiden Seiten: Für The Haus bedeutet es, dass sehr unterschiedliche Prozesse und Anforderungen in einem System abgebildet werden müssen. Jeder Shop bringt seine individuellen Strukturen und Datenformate mit. Für uns heißt das, ein System zu entwickeln, das nicht nur einheitlich ist, sondern auch flexibel genug ist, um all diese Unterschiede zu vereinen. Die Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung zu finden, ohne dabei an Benutzerfreundlichkeit zu verlieren, stellte eine zentrale Herausforderung des Projekts dar. 

Zusammenarbeit & Ergebnisse

Unsere Neugestaltung der Prozesse hat es uns ermöglicht, innerhalb von nur sieben Monaten 17 Shops neu aufzubauen. Dank unserer cleveren Lösungen aus dem Shopify-App-Store konnten wir eine übersichtliche Struktur für alle Shops schaffen, durch die nichts mehr bei der Verwaltung untergeht. Dadurch konnte nicht nur der Customer Support verschlankt werden, sondern auch eine Zeitersparnis im Lager von 70 % erzielt werden. 

Weitere Schritte

In der darauffolgenden Zeit sind neue Shops hinzu gekommen, was die Leistungsfähigkeit des Systems unter Beweis stellt. Gemeinsam haben wir weitere Prozesse optimiert, Schnittstellen angepasst und neue Funktionen integriert.  Die enge Abstimmung mit dem The Haus ist dabei entscheidend, um sowohl Stabilität sicherzustellen, als auch den Shop stetig weiterzuentwickeln. Wir sind stolz darauf, The Haus auch heute noch zu einem unserer treuesten Kunden zählen zu können.